Kékgalléros belső kommunikáció – hogyan? Esettanulmány.

Kékgalléros belső kommunikáció – hogyan? Esettanulmány.

Kékgalléros belső kommunikáció – hogyan? Esettanulmány. 720 378 Evolution Group

A kékgalléros munkavállalókat is foglalkoztató vállalatok szinte mindegyike küzd azzal, hogyan juttassa el a releváns információkat a céges e-mail nélküli dolgozóknak. Pedig a megoldás sokszor házon belül van.

A Poppulo 2016-os felmérése szerint a cégek csupán 35%-a rendelkezik belső kommunikációs stratégiával. Az Arthur J. Gallagher & Co 2018-as kutatása pedig arra mutat rá, hogy a vállalatok 60%-a nem rendelkezik hosszú távú kommunikációs tervvel. Mindezek azt jelenti, hogy 3-ból 2 cég különösebb tudatosság nélkül kommunikál, sokszor teljesen eredménytelenül. A faliújság a termelésben vagy a negyedévente megjelenő céges újság már nem elég a sikerhez.

A belső kommunikáció, mint visszatérő probléma

Az elmúlt években sok cégnél végeztünk szervezeti diagnosztikát, és az egyik problémaként megjelölt tényező szinte kivétel nélkül mindig a belső kommunikáció volt. Néhány idézet a szervezeti diagnosztikák során kapott dolgozói visszajelzésekből:

„Nem kapunk elég információt”

„A minket érintő változásokról nem tudunk semmit”

Pedig a jól működő belső kommunikáció megvalósítható – ebben a cikkünkben egy olyan működő módszertant mutatunk be egy konkrét céges eseten keresztül, amely a HR BEST-en, a HR megoldások szakmai versenyén bronzérmes lett.

Mi által? Egyszerű, költséghatékony, appot vagy chat botot nem igénylő, de zseniális szóbeli kommunikációs megoldásról van szó!  A pályázat címe: “Kékgalléron ragadjuk a kommunikációt. Amikor az e-mail nem opció, helyette a megoldás: Heti tízes”

A projekt egy 1 500 főt foglalkoztató vállat esete, amelynek a fluktuációja az országos és iparági átlaghoz képest nem magasabb (26%), viszont a cég bővülni szeretett volna. Továbbá mivel a vállalatnak speciális munkaerő szükséglete volt (szakképzett munkavállalók), így emiatt a 26%-os fluktuáció is igen fájdalmas volt.

Diagnosztika – a sikeres projektek alapja

Minden projektünk egy mély szervezeti diagnosztikával indul, ahol beszélgetünk a dolgozókkal, vezetők minden szintjével, megvizsgáljuk és elemezzük a HR KPI számokat. Ezek mellett pedig átvilágítjuk a HR folyamatoka és a belső kommunikációt. Miután a fent részletezett módszerekkel feltárjuk a gócpontokat, fejlesztendő területeket határozunk meg.
Ennél a vállalatnál több fókusztémakört is meghatároztunk a diagnosztikát követően, amelyből az egyik a BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ volt, különösen a kékgallérosok körében. Eddig a termelés számára e-mailen keresztül küldte el a vezetőség és a HR az információkat – viszont így az üzenet csak azokhoz jutott el, akiknek volt e-mail címük. Fizikai munkavállalók véleménye:

„Jobb a cég külső marketingje, mint a munkatársak felé irányuló”

A terület fejlesztését a kékgalléros munkavállalók bevonásával valósítottuk meg. Ez is jól mutatja, hogy a megoldás mindig házon belül van! 😊 A belső kommunikációért felelős fejlesztő csapat egyik projektje a diagnosztika alapján a szóbeli, kétirányú, kékgalléros kommunikáció fejlesztése volt. A csapat egyik megoldási javaslata a „Heti tízes” volt, amelynek célja a korábbi e-mailes kommunikáció (amelyeket a fizikai munkatársak nem kaptak meg) kiegészítése szóban.

A módszer működése a gyakorlatban

A HR minden héten összegyűjti a közérdekű információkat, aktuális dolgokat egy 1-2 oldalas word dokumentumba, mint például céges rendezvények, programok (pl: családi nap); baleset, statisztikák, mit lehet tenni ellene; bérutalás, sportesemények, városi programok, céget érintő változások, stb. Ezeket az információkat a kiküldés előtt még a felsővezetők részére is megküldi a HR, hogy ha valamivel szeretnék ők is kiegészíteni, akkor megtehetik.
A termelésben lévő vezetők ezt követően kapják meg a dokumentumot minden hét elején, és minden szerdán 10 percben tartanak egy személyes, szóbeli tájékoztatót a saját csapatuk részére.
A Heti tízes végén a munkavállalók is kérdezhetnek. Ha valamire nem tudnak válaszolni a csoportvezetők, akkor a kérdéseket eljuttatják az illetékesnek.

Az innováció alapja

Az innováció alapja egyszerű. A munkavállalók aktív bevonása – minden szinten. A fejlesztő csapatok tagjai a vállalat minden szintjéről csatlakozhatnak. A megoldás egyszerű, de zseniális: kreatív, példaértékű a szóbeli formális kommunikáció „megreformálása”.

A „heti 10-es” egy olyan fórum, amely lehetőséget ad a kékgallérosoknál hiányzó információs csatornák okozta űr betöltésére, kétirányú kommunikációra, vezetői bevonásra, formális és informális csatorna ötvözésére – vagyis egy olyan platform, amely segít kontroll alatt tartani az információáramlást azok körében is, akiknek nincs e-mail címük. Mindez a TV-ből ismert „Heti 7-es” mintájára.
A projekt legnagyobb kihívása a munkavállalók elkötelezése volt a program fontossága és értelme mellett. A kulcs ezekben az esetben az, hogy mennyire tudja a vállalat hitelesen képviselni a projekt célját, a megfogalmazott ígéretek betartása pedig alapvető fontosságú. Fontos tanulság, hogy külső tanácsdóként, egy hiteles, külső szerepkört betöltve legyen egy facilitátora a csoportműködésnek a hatékonyság érdekében. E nélkül ugyanis könnyen elvihetik a csapattagokat a mindennapi feladatok.

Eredmény: a pletyka drasztikus csökkenése a vállalaton belül, hatékonyabb belső kommunikáció és elégedettebb munkavállalók.

A belső kommunikáció stratégiájának fontossága

A belső kommunikációs csatornák megfelelő működtetése és a kétirányú kommunikációs folyamatok megvalósítása kulcskérdés a munkavállalói megtartás és az elégedettségnövelés témakörében. A vállalati célokkal harmonizáló belső kommunikációs stratégia segíti a hatékony információáramlást, szerepet kap a fluktuáció csökkentésében, növeli az elköteleződést, javítja a teljesítményt és felgyorsítja a folyamatokat.

A 2020-as év egyik kiemelten fontos HR témája a belső kommunikáció stratégiai szintű átgondolása és megvalósítása. A jó gyakorlatok viszont gyakran valóban ott vannak már házon belül, csak meg kell kérdeznünk róla a munkavállalókat.